Betriebliches Gesundheitsmanagement professionell steuern und umsetzen

Externes BGM-Projektmanagement für Unternehmen

In vielen Unternehmen liegt die Verantwortung für Gesundheit bei HR, People & Culture, Occupational Health oder anderen internen Funktionen. Häufig kommt das Betriebliche Gesundheitsmanagement zusätzlich zu bestehenden Aufgaben hinzu.

Die Herausforderung liegt dann weniger darin, einzelne Gesundheitsangebote zu finden. Es fehlen vielmehr Ressourcen für die kontinuierliche Planung, Koordination, Kommunikation und Auswertung.

Ein externer BGM-Projektmanager setzt genau hier an. Er übernimmt definierte operative und strategische Aufgaben und arbeitet dabei eng mit den Verantwortlichen im Unternehmen zusammen.

Integion unterstützt insbesondere größere Unternehmen, Industrieunternehmen, produzierende Betriebe und Unternehmen mit mehreren Standorten bei dieser Aufgabe.

Was ist BGM-Projektmanagement?

BGM-Projektmanagement bezeichnet die systematische Planung, Koordination, Umsetzung und Weiterentwicklung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Ein BGM-Projektmanager verbindet Unternehmensziele und vorhandene Gesundheitsstrukturen mit der konkreten Umsetzung. Dazu gehören beispielsweise die Abstimmung mit internen Beteiligten, die Planung von Gesundheitsprogrammen, die Steuerung externer Dienstleister, Kommunikation, Qualitätssicherung sowie Reporting und Evaluation.

BGM-Projektmanagement schafft damit die organisatorische Verbindung zwischen Strategie und Umsetzung.

Welche Aufgaben übernimmt ein BGM-Projektmanager?

Der konkrete Aufgabenbereich richtet sich nach den vorhandenen Strukturen und Zielen des Unternehmens.

Ein externer BGM-Projektmanager kann unter anderem den Status quo analysieren, Ziele und Handlungsfelder definieren, eine BGM-Jahresplanung entwickeln, Maßnahmen und Gesundheitsprogramme koordinieren sowie interne und externe Beteiligte steuern.

Hinzu kommen je nach Projekt die Organisation von Gesundheitsmaßnahmen, Dienstleistermanagement, interne Kommunikation, Teilnehmermanagement, Qualitätssicherung, Evaluation, KPI-Reporting und die kontinuierliche Weiterentwicklung des BGM.

Eine wichtige Funktion besteht dabei in der Koordination der verschiedenen Schnittstellen. Dazu können beispielsweise HR, Führungskräfte, Betriebsärztlicher Dienst, Arbeitssicherheit, Betriebsrat, interne Kommunikation, Krankenkassen und externe Gesundheitsdienstleister gehören.

Welche Aufgaben extern übernommen werden, wird zu Beginn der Zusammenarbeit klar definiert.

Wann ist ein externer BGM-Projektmanager sinnvoll?

Ein externer BGM-Projektmanager ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen professionelles BGM umsetzen möchte, intern jedoch nicht ausreichend Kapazitäten oder spezialisiertes Know-how zur Verfügung stehen.

Typische Situationen sind:

• Es gibt noch keine eigene BGM-Stelle.
• HR oder andere interne Verantwortliche betreuen BGM zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben.
• Ein bestehendes BGM soll professionalisiert oder weiterentwickelt werden.
• Für ein zeitlich begrenztes Projekt werden zusätzliche Ressourcen benötigt.
• Eine BGM-Stelle ist vorübergehend nicht besetzt.
• Gesundheitsangebote verschiedener Dienstleister sollen zentral gesteuert werden.
• Mehrere Unternehmensstandorte müssen koordiniert werden.
• BGM soll neu aufgebaut und anschließend intern weitergeführt werden.
• Das Unternehmen möchte sein BGM dauerhaft extern betreuen lassen.

Der Einsatz externer Ressourcen bedeutet dabei nicht zwangsläufig, dass die Verantwortung für Gesundheit vollständig ausgelagert wird. Gerade in größeren Unternehmen ist häufig ein hybrides Modell sinnvoll: Strategische Entscheidungen bleiben im Unternehmen, während definierte operative Aufgaben extern übernommen werden.

BGM extern unterstützen oder vollständig auslagern

Nicht jedes Unternehmen benötigt das gleiche Outsourcing-Modell. Entscheidend ist, welche Strukturen bereits vorhanden sind und wo Ressourcen oder Kompetenzen fehlen.

Projektbezogene BGM-Unterstützung

Bei einer projektbezogenen Unterstützung übernimmt ein externer BGM-Projektmanager eine klar definierte Aufgabe für einen begrenzten Zeitraum.

Das kann beispielsweise der Aufbau einer neuen Struktur, die Entwicklung eines Gesundheitsprogramms, die Koordination eines größeren Projekts oder die Einführung neuer Prozesse sein.

Dieses Modell eignet sich besonders für Unternehmen, die grundsätzlich eigene Ressourcen besitzen, bei bestimmten Projekten jedoch zusätzliche Kapazität oder Expertise benötigen.

Aufbau und Weiterentwicklung eines BGM

Unternehmen ohne etablierte BGM-Strukturen können externe Unterstützung für den systematischen Aufbau nutzen.

Gemeinsam werden Ausgangssituation, Ziele, Verantwortlichkeiten, Prozesse und geeignete Maßnahmen definiert. Anschließend wird das BGM schrittweise implementiert.

Auch bestehende Systeme können auf diese Weise überprüft und weiterentwickelt werden.

Interim BGM Management

Ein externer BGM-Manager kann zeitlich begrenzt Verantwortung übernehmen, wenn kurzfristig Ressourcen fehlen.

Das ist beispielsweise bei einer unbesetzten Stelle, längeren Abwesenheiten oder während organisatorischer Veränderungen relevant.

Bestehende Prozesse und Projekte können dadurch weitergeführt werden, ohne unmittelbar eine zusätzliche dauerhafte Stelle schaffen zu müssen.

BGM-Outsourcing

Beim BGM-Outsourcing übernimmt ein externer Dienstleister dauerhaft definierte Teile oder einen großen Teil des operativen Betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Integion kann dabei von der Planung und Organisation über die Durchführung und Kommunikation bis hin zu Evaluation und Reporting zentrale Aufgaben übernehmen.

Die unternehmerische Steuerung und wesentliche strategische Entscheidungen können weiterhin beim Unternehmen verbleiben. Der externe Projektmanager sorgt dafür, dass die vereinbarten Ziele operativ umgesetzt werden.

So funktioniert die Zusammenarbeit mit Integion

1. Ausgangssituation verstehen

Zu Beginn werden bestehende Strukturen, Angebote, Verantwortlichkeiten, Zielgruppen und Herausforderungen betrachtet.

Dabei geht es nicht darum, bestehende Lösungen grundsätzlich zu ersetzen. Zunächst wird geprüft, was bereits funktioniert und wo konkreter Unterstützungsbedarf besteht.

2. Ziele und Verantwortlichkeiten definieren

Gemeinsam wird festgelegt, welche Ziele verfolgt werden und welche Aufgaben intern beziehungsweise extern übernommen werden.

Dadurch entstehen klare Zuständigkeiten zwischen Integion und den Ansprechpartnern im Unternehmen.

3. BGM strukturieren und planen

Auf Grundlage der definierten Ziele entsteht eine strukturierte Planung. Je nach Ausgangssituation kann dies einzelne Projekte oder ein umfassendes Gesundheitsprogramm betreffen.

4. Maßnahmen koordinieren und umsetzen

Der BGM-Projektmanager steuert die vereinbarten Aktivitäten und koordiniert relevante interne und externe Beteiligte.

Integion verbindet dabei Projektmanagement mit operativer Umsetzung. Dadurch müssen Unternehmen nicht für jede Aufgabe separate Dienstleister koordinieren.

5. Kommunikation und Beteiligung gestalten

Gesundheitsangebote können nur Wirkung entfalten, wenn Beschäftigte sie kennen und nutzen können.

Deshalb gehören Kommunikation, Aktivierung und eine zielgruppengerechte Gestaltung der Angebote zum Projektmanagement.

6. Ergebnisse auswerten und BGM weiterentwickeln

Nutzung, Projektfortschritt und definierte Kennzahlen werden regelmäßig betrachtet und transparent aufbereitet.

Die Erkenntnisse fließen anschließend in die weitere Planung ein.

So entsteht kein statisches Maßnahmenprogramm, sondern ein kontinuierlicher Managementprozess.

BGM für Industrieunternehmen und mehrere Standorte

Betriebliches Gesundheitsmanagement wird mit zunehmender Unternehmensgröße komplexer.

Unterschiedliche Standorte, Produktionsbereiche, Schichtsysteme, Tätigkeitsprofile und Zielgruppen müssen bei Planung und Kommunikation berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollen zentrale Qualitätsstandards und Unternehmensziele erhalten bleiben.

Ein externer BGM-Projektmanager kann die zentrale Koordination übernehmen und gleichzeitig standortspezifische Anforderungen berücksichtigen.

Gerade bei dezentralen Unternehmensstrukturen kann ein übergreifendes Projektmanagement dazu beitragen, Verantwortlichkeiten, Dienstleister, Maßnahmen, Kommunikation und Reporting zusammenzuführen.

Integion ist deutschlandweit tätig und unterstützt auch größere Unternehmen und Unternehmensstandorte bei der Umsetzung von Gesundheitslösungen.

BGM intern oder extern organisieren?

Ob ein Unternehmen sein BGM intern, extern oder in einem hybriden Modell organisiert, hängt von Ressourcen, Unternehmensgröße und vorhandener Expertise ab.

Eine interne BGM-Stelle bietet eine hohe Nähe zur Organisation und kann tief in interne Strukturen eingebunden werden. Dafür müssen dauerhaft entsprechende personelle Ressourcen und fachliche Kompetenzen aufgebaut werden.

Externes BGM-Projektmanagement ermöglicht dagegen, gezielt auf vorhandene Expertise und Umsetzungskapazitäten zurückzugreifen. Umfang und Aufgaben können abhängig vom tatsächlichen Bedarf definiert werden.

Für viele größere Unternehmen bietet sich deshalb ein hybrides Modell an.

Die strategische Verantwortung und wichtige Entscheidungen bleiben intern. Ein externer BGM-Projektmanager übernimmt definierte Aufgaben der Planung, Koordination und operativen Umsetzung.

Entscheidend ist nicht, möglichst viele Aufgaben auszulagern. Entscheidend ist eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten.

Was kostet externes BGM-Projektmanagement?

Die Kosten eines externen BGM-Projektmanagers lassen sich nicht pauschal bestimmen, da Umfang und Komplexität je nach Unternehmen deutlich variieren.

Wichtige Einflussfaktoren sind insbesondere der zeitliche Betreuungsumfang, die Anzahl der Standorte und Beschäftigten, der aktuelle Entwicklungsstand des BGM, der Umfang der übernommenen Aufgaben sowie die gewünschte Präsenz im Unternehmen.

Auch die Frage, ob lediglich ein einzelnes Projekt unterstützt oder das laufende BGM umfassend betreut wird, beeinflusst den Aufwand.

Eine sinnvolle Kalkulation sollte deshalb zunächst klären, welche Aufgaben tatsächlich extern übernommen werden sollen. Auf dieser Basis kann der benötigte Ressourcenbedarf bestimmt werden.

Worauf sollten Unternehmen bei einem BGM-Dienstleister achten?

Ein geeigneter BGM-Dienstleister sollte nicht nur Gesundheitsmaßnahmen anbieten können, sondern auch in der Lage sein, komplexe Projekte strukturiert zu steuern.

Unternehmen sollten insbesondere prüfen, ob ein Anbieter Erfahrung mit vergleichbaren Unternehmensgrößen und Strukturen besitzt, strategische Beratung und operative Umsetzung verbinden kann und feste Verantwortlichkeiten im Projekt schafft.

Relevant sind außerdem Erfahrung im Projektmanagement, ein transparentes Reporting, nachvollziehbare Qualitätsprozesse und die Fähigkeit, verschiedene interne und externe Akteure zu koordinieren.

Bei Unternehmen mit mehreren Standorten sollte zusätzlich geprüft werden, ob der Dienstleister Leistungen überregional beziehungsweise deutschlandweit umsetzen und gleichzeitig standortspezifische Anforderungen berücksichtigen kann.

Referenzen und konkrete Projektbeispiele helfen dabei, die tatsächliche Umsetzungserfahrung eines Anbieters einzuschätzen.

Integion als externer BGM-Projektpartner

Integion ist ein deutschlandweit tätiger Dienstleister für Betriebliches Gesundheitsmanagement und gesundheitsbezogene Unternehmenslösungen.

Seit mehr als 20 Jahren entwickelt und betreibt Integion Gesundheitslösungen für Unternehmen. Der Schwerpunkt liegt nicht ausschließlich auf Beratung oder einzelnen Gesundheitsmaßnahmen, sondern auf der Verbindung von Beratung, Projektmanagement und operativer Umsetzung.

Externe BGM-Projektmanager von Integion können bestehende Teams ergänzen, zeitlich begrenzte Projekte übernehmen oder das Betriebliche Gesundheitsmanagement im Rahmen eines Outsourcing-Modells umfassend betreuen.

Besonders relevant ist dieses Modell für größere Unternehmen, Industrieunternehmen, produzierende Betriebe und Organisationen mit mehreren Standorten, die professionelle BGM-Strukturen umsetzen möchten, ohne dafür zwingend zusätzlichen eigenen Headcount aufzubauen.

Neben dem BGM-Projektmanagement kann Integion weitere Gesundheitsleistungen in die Gesamtstruktur integrieren. Dazu gehören unter anderem betriebsinterne Fitnesslösungen, psychische Gefährdungsbeurteilungen, Ergonomie, Gesundheitsförderung und digitale Unterstützung über den Health Hub.

Damit kann die zentrale Steuerung bei einem festen Projektmanagement liegen, während einzelne Leistungen bedarfsgerecht ergänzt werden.

Ob punktuelle Projektunterstützung, zusätzliche BGM-Ressource oder umfassendes Outsourcing: Ausgangspunkt sollte immer die tatsächliche Situation im Unternehmen sein.

In einem Erstgespräch kann deshalb zunächst geklärt werden, welche Strukturen bereits bestehen, wo Ressourcen fehlen und welches Betreuungsmodell sinnvoll ist.

BGM-Strukturen prüfen und passende Unterstützung identifizieren.

Häufige Fragen zu BGM-Projektmanagement und BGM-Outsourcing

Kann man Betriebliches Gesundheitsmanagement extern vergeben?

Ja. Unternehmen können einzelne Aufgaben oder große Teile ihres Betrieblichen Gesundheitsmanagements an einen externen Dienstleister vergeben. Strategie und Entscheidungskompetenz können dabei weiterhin intern verbleiben, während ein externer BGM-Projektmanager beispielsweise Planung, Koordination, Umsetzung und Reporting übernimmt.

Was macht ein externer BGM-Projektmanager?

Ein externer BGM-Projektmanager unterstützt Unternehmen bei der Planung, Koordination, Umsetzung und Weiterentwicklung des Betrieblichen Gesundheitsmanagements. Der konkrete Aufgabenbereich wird an die vorhandenen internen Ressourcen und Ziele angepasst.

Was ist BGM-Outsourcing?

BGM-Outsourcing bezeichnet die dauerhafte Übertragung definierter Aufgaben des Betrieblichen Gesundheitsmanagements an einen externen Dienstleister. Das kann von einzelnen operativen Aufgaben bis zur umfassenden Betreuung des BGM reichen.

Was ist der Unterschied zwischen BGM-Beratung und BGM-Outsourcing?

Eine BGM-Beratung konzentriert sich vor allem auf Analyse, Strategie und Empfehlungen. Beim BGM-Outsourcing übernimmt der externe Partner zusätzlich dauerhaft operative Verantwortung und setzt definierte Aufgaben für das Unternehmen um.

Muss das komplette BGM ausgelagert werden?

Nein. BGM kann vollständig intern, extern oder in einem hybriden Modell organisiert werden. Unternehmen können beispielsweise Strategie und Steuerung intern behalten und operative Aufgaben durch einen externen BGM-Projektmanager umsetzen lassen.

Wann lohnt sich ein externer BGM-Manager?

Ein externer BGM-Manager ist insbesondere sinnvoll, wenn interne Kapazitäten oder spezielles Know-how fehlen, ein BGM neu aufgebaut werden soll, mehrere Standorte koordiniert werden müssen oder vorübergehend zusätzliche Projektressourcen benötigt werden.

Kann ein externer BGM-Projektmanager unser bestehendes Team unterstützen?

Ja. Externe Projektmanager können bestehende HR-, BGM- oder Corporate-Health-Teams gezielt ergänzen. Welche Aufgaben übernommen werden, hängt von den vorhandenen Ressourcen und der gewünschten Arbeitsteilung ab.

Ist externes BGM auch für Industrieunternehmen geeignet?

Ja. Gerade Industrie- und Produktionsunternehmen können von externem Projektmanagement profitieren, da häufig unterschiedliche Tätigkeiten, Schichtmodelle, Standorte und Zielgruppen berücksichtigt werden müssen.

Wie organisiert man BGM an mehreren Standorten?

Ein standortübergreifendes BGM benötigt zentrale Ziele und Qualitätsstandards sowie genügend Flexibilität für lokale Anforderungen. Ein zentrales Projektmanagement kann Maßnahmen, Dienstleister, Kommunikation und Reporting koordinieren und gleichzeitig standortspezifische Besonderheiten berücksichtigen.

Was kostet ein externer BGM-Projektmanager?

Die Kosten hängen unter anderem vom Betreuungsumfang, den übernommenen Aufgaben, der Anzahl der Standorte, der Unternehmensgröße und der gewünschten Präsenz ab. Deshalb sollte zunächst der tatsächliche Ressourcen- und Leistungsbedarf bestimmt werden.

Kann ein externer BGM-Manager auch vor Ort arbeiten?

Ja. Abhängig vom Betreuungskonzept kann die Zusammenarbeit sowohl vor Ort als auch remote beziehungsweise hybrid organisiert werden.

Kann BGM nur vorübergehend extern betreut werden?

Ja. Im Rahmen eines Interim-Modells kann ein externer BGM-Projektmanager beispielsweise eine vakante Stelle überbrücken, ein Projekt aufbauen oder zusätzliche Kapazitäten für einen begrenzten Zeitraum bereitstellen.

Kann ein extern aufgebautes BGM später intern übernommen werden?

Ja. Ein mögliches Modell besteht darin, Strukturen und Prozesse zunächst mit externer Unterstützung aufzubauen und anschließend schrittweise an interne Verantwortliche zu übergeben.

Welche Unternehmen eignen sich für BGM-Outsourcing?

BGM-Outsourcing kann insbesondere für Unternehmen sinnvoll sein, die professionelles Gesundheitsmanagement betreiben möchten, aber nicht alle dafür notwendigen Ressourcen intern vorhalten wollen. Bei größeren, dezentralen oder produzierenden Unternehmen kann zudem die externe Koordination komplexer Strukturen einen Vorteil bieten.

Bietet Integion BGM-Projektmanagement deutschlandweit an?

Ja. Integion unterstützt Unternehmen deutschlandweit mit BGM-Projektmanagement und weiteren Gesundheitslösungen. Die Betreuung kann abhängig vom Projekt vor Ort, zentral oder in einem hybriden Modell erfolgen.